Bel 040 25 11 333
Deze verwerkersovereenkomst (hierna: “Verwerkersovereenkomst”) maakt integraal onderdeel uit van de afspraken tussen Partijen overeengekomen op
Datum: Kenmerk: Versie: 2.3
(hierna: “de Overeenkomst”).
PARTIJEN:
Bedrijf: Adres: Woonplaats: Kamer van Koophandel nummer: Vertegenwoordiger:
(hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”);
en
Bedrijf: SALAR SoftwareAdres: Tarasconweg 2Woonplaats: EindhovenKamer van Koophandel nummer 17073789 Rechtsgeldig vertegenwoordigd door: De heer P.A. van Helden (hierna: “Verwerker”);
hierna gezamenlijk te noemen de “Partijen” en afzonderlijk de “Partij”, in aanmerking nemende dat:
de Verwerkersovereenkomst is gesloten in het kader van de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”); bij ondertekening van deze Verwerkersovereenkomst de bewerkersovereenkomst van Verwerker, voor zover deze eerder tussen beide partijen overeen was gekomen, zal komen te vervallen; Verwerker hierbij aangemerkt wordt als Verwerker in de zin van artikel 4 lid 8 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”);
Verwerkingsverantwoordelijke hierbij aangemerkt wordt als Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 van de AVG;
Verwerker ter uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens in de zin van artikel 4 lid 1 van de AVG zal verwerken, in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke;
deze Verwerkersovereenkomst uitdrukkelijk niet ziet op de verwerking van persoonsgegevens welke buiten de scope van de Overeenkomst vallen of welke niet in lijn zijn met de verwerkingsdoelen zoals deze door Verwerkingsverantwoordelijke zijn opgesteld;
Verwerker bereid is de verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de AVG na tekomen, voor zover dit binnen zijn macht ligt; de AVG aan Verwerkingsverantwoordelijke de plicht oplegt om ervoor zorg te dragen dat Verwerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen;
de AVG daarnaast aan Verwerkingsverantwoordelijke de plicht oplegt om toe te zien op de naleving van die maatregelen;
Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 28 lid 3 van de AVG, hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen middels deze verwerkersovereenkomst (hierna: “Verwerkersovereenkomst”).
Zijn als volgt overeengekomen:
1.1. Verwerker verbindt zich onder de voorwaardenvan deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van doeleinden die Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker overeen zijn gekomen in de Overeenkomst, waaronder het leveren en beheren van personeels- en salarissoftware, en ten behoeve van de doeleinden die met nadere instemming worden bepaald.
1.2. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de Verwerkersovereenkomst en de doeleinden die door Verwerkingsverantwoordelijke zijn vastgelegd in de Overeenkomst.
1.3. De persoonsgegevens die door Verwerker in hetkader van haar dienstverlening worden verwerkt, ende categorieën betrokkenen van wie deze afkomstigzijn, zijn opgenomen in Bijlage 1. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
1.4. Verwerker heeft geen zelfstandige zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens.
2.1. Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de voorwaarden die, op grond van de AVG, worden gesteld aan het verwerken van persoonsgegevens door Verwerker vanuit diens rol.
2.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens verzoek daartoe en binnen een redelijke termijn, informeren over de door hem genomen maatregelen aangaande zijn verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
2.3. De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker.
2.4. Verwerker mag de persoonsgegevens gebruiken voor kwaliteitsdoeleinden of het doen van wetenschappelijk kof statistische onderzoek naar de kwaliteit van haar dienstverlening.
3.1. Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Doorgifte naar landen buiten de EER is toegestaan, mits aan de wettelijke voorwaarden daarvoor voldaan is en na toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke.
3.2. Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke melden in welk land of landen de persoonsgegevens worden verwerkt.
4.1. De toegestane verwerkingen zullen door Verwerker worden uitgevoerd binnen een (semi-) geautomatiseerde omgeving.
4.2. Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind) verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke.Voor alle overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen maar niet beperkt tot de verzameling van de persoonsgegevens door Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker
zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voorandere doeleinden, is Verwerker niet verantwoordelijk. De verantwoordelijkheid voor deze verwerkingen rust uitsluitend bij Verwerkingsverantwoordelijke.
4.3. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Verwerkersovereenkomst, niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden, en dat er is voldaan aan alle extra waarborgen die gelden voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, zoals neergelegd in de relevante wet- en regelgeving. Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart Verwerker tegen alle aanspraken en claims die hiermee verband houden.
5.1. Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker hierbij toestemming om bij de verwerking van persoonsgegevens, op grond van deze Verwerkersovereenkomst, gebruik te maken van een derde met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving.
5.2. Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke zo spoedig mogelijk informeren over de door haar ingeschakelde derden. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om tegen enige, door Verwerkering ingeschakelde derden, bezwaar te maken. Wanneer Verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maakt tegen door de Verwerker ingeschakelde derden, zullen Partijen onderling in overleg treden om hiertoe tot een oplossing te komen.
5.3. Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat dezederden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Verwerker staat in voor een correcte naleving van deze plichten door deze derden en is bij fouten van deze derden zelf jegens Verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk voor de schade alsof zij zelf de fout(en) heeft begaan.
6.1. Verwerker zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
6.2. Ondanks dat Verwerker conform het eerste lid van dit artikel passende beveiligingsmaatregelingen dient te treffen, kan Verwerker er niet volledig voor instaan dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Verwerker zal bij een dreiging van- of daadwerkelijk doorbreken van deze beveiligingsmaatregelen er echter alles aan doen wat redelijkerwijs mogelijk is om verlies van persoonsgegevens zoveel mogelijk te beperken.
6.3. Indien blijkt dat een noodzakelijke beveiligingsmaatregel ontbreekt, bewerkstelligt Verwerker dat de beveiliging voldoet aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, passend zijn.
6.4. Indien ondanks de beveiligingsmaatregelen een ongeautoriseerde verwerking vanpersoonsgegevens plaatsvindt, rust de bewijslast bij de Verwerkingsverantwoordelijke dat Verwerker niet adequaat heeft gehandeld.
7.1. In het geval van een beveiligingslek en/of een datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens) zal Verwerker, zich naar beste kunnen inspannen om Verwerkingsverantwoordelijke daarover onverwijld dan wel uiterlijk binnen zesendertig (36) uur na ontdekking te informeren naar aanleiding waarvan Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt of zij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen zal informeren of niet. Verwerker spant zich naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken. De meldplicht geldt ongeacht de impact van het lek.
7.2. De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest, alsmede: de datum waarop het lek heeft plaatsgevonden (indien geen exacte datum bekend is: de periode waarbinnen het lek heeft plaatsgevonden); wat de (vermeende) oorzaak is van het lek; de datum en het tijdstip waarop het lek bekend is geworden bij Verwerker of bij een door hem ingeschakelde derde of onderaannemer; het aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt (indien geen exact aantal bekend is: het minimale en maximale aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt); een omschrijving van de groep personen van wie gegevens zijn gelekt, inclusief het soort of de soorten persoonsgegevens die gelekt zijn; of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden; wat de voorgenomen en/of reeds ondernomen
maatregelen zijn om het lek te dichten en om de gevolgen van het lek te beperken; contactgegevens voor de opvolging van de melding.
7.3. Verwerkingsverantwoordelijke zal zorgdragen voor het voldoen aan eventuele (wettelijke) meldplichten. Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist zal Verwerker meewerken, voor zover dit binnen haar macht ligt, aan het informeren van de terzake relevante autoriteiten en/of betrokkenen.
8.1. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke en de betrokkene hiervan op de hoogte stellen. Verwerkingsverantwoordelijke zal het verzoek vervolgens verder zelfstandig afhandelen.
8.2. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van een van zijn wettelijke rechten richt aan Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker, indien Verwerkingsverantwoordelijke dit verlangt, medewerking verlenen voor zover dit mogelijk en redelijk is. Verwerker mag hiervoor redelijke kosten bij Verwerkingsverantwoordelijke in rekening brengen.
9.1 Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor hij deze heeft verkregen, tenzij deze in een zodanige vorm is gebracht dat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
9.2 Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
10.1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door onafhankelijke Register EDP Auditor die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit deze Verwerkersovereenkomst.
10.2. Deze audit zal ten hoogste eenmaal per jaar plaatsvinden en vindt uitsluitend plaats bij een concreet en gegrond vermoeden van misbruik van persoonsgegevens door Verwerker, en pas nadat Verwerkingsverantwoordelijke de bij Verwerker aanwezige soortgelijke rapportages heeft opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerdeaudit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer de bij Verwerker aanwezige soortgelijke rapportages geen of onvoldoende uitsluitsel geven over het naleven van deze Verwerkersovereenkomst door Verwerker.
10.3. Deze audit vindt twee weken na voorafgaande aankondiging door Verwerkingsverantwoordelijke plaats, zonder vertrouwelijke gegevens van Verwerker te gebruiken en in te zien en zonder de werkprocessen van Verwerker onnodig te verstoren.
10.4. Verwerker zal aan de audit meewerkenen alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk ter beschikking stellen.
10.5. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
10.6. De kosten van de audit worden door Verwerkingsverantwoordelijke gedragen.
11.1. Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Overeenkomst, en bij gebreke daarvan voor de duur van de samenwerking.
11.2. De Verwerkersovereenkomst kan tussentijds niet worden opgezegd.
11.3. Partijen mogen deze Verwerkersovereenkomst alleen wijzigen op dezelfde wijze als waarop de Overeenkomst gewijzigd kan worden.
11.4. Na beëindiging van de Verwerkersovereenkomst vernietigt Verwerker de van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangen persoonsgegevens onverwijld, tenzij partijen anders overeenkomen.
12.1. De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Softwares recht.
12.2. Alle geschillen, die tussen Partijen mochten ontstaanin verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de rechtbank waar Verwerker is gevestigd.
12.3. Indien één of meer bepalingen van de Verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig blijken te zijn, zal de Verwerkersovereenkomst voor het overige van kracht blijven. Partijen overleggen alsdan over de bepalingen welke niet rechtsgeldig zijn, teneinde een vervangende regeling te treffen die wel rechtsgeldig is en zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de te vervangen regeling.12.4. Indien de privacywetgeving wijzigt, zullen partijen meewerken deze Verwerkersovereenkomst aan te passen teneinde aan deze wetgeving te kunnen (blijven) voldoen.12.5. Logs en gedane metingen door Verwerker gelden als dwingend bewijs, behoudens tegenbewijs te leveren door Verwerkingsverantwoordelijke.
Verwerker zal ter levering van haar diensten in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke, de volgende persoonsgegevens verwerken van Verwerkingsverantwoordelijke zelf, en vandoor Verwerkingsverantwoordelijke nader bepaalde relaties (betrokkenen):
Categorie A: Verwerkingsverantwoordelijke (afnemer product):
NAW-gegevens; E-mailadres Geboortedatum Geslacht Bankrekeningnummer TelefoonnummerBSN (BurgerServiceNummer)Functie Loongegevens AfbeeldingContractgegevensVerlofbeheer Werkrooster UrenregistratieDeclaraties
Verwerkingsverantwoordelijke
Datum: 26 December, 2024 Bedrijf: Vertegenwoordigd door:
Verwerker
Datum: 26 December, 2024Bedrijf: SALAR SoftwareRechtsgeldig vertegenwoordigd door:
Categorie B: Beveiligingsmaatregelen
De applicaties van SALAR Software worden als:
Onze online applicatie SalarFusion bij Interconnect die zorgen voor expertise en certificeringen (waaronder ISO 27001, ISO 001:2015 en ISO 14001)
De data en applicatie (s) worden gehost in SOFTWARE.
Het netwerk is verder uitgerust met een firewall en toegang is alleen mogelijk door de verantwoordelijke beheerder.
Er worden dagelijks back-ups van de data gemaakt, waarbij deze data eerst wordt versleuteld en daarna at-rest opnieuw wordt versleuteld.
Back-ups worden apart bewaard en ook hierbij wordt voldaan de bovengenoemde certificeringen.
De applicatie zelf is alleen toegankelijk met een beveiligde verbinding via TLS/SSL (SHA-256 bit) Gebruikers zien dit aan de vermelding: https:// in de adresbalk.
Gebruikers kunnen inloggen met een e-mailadres en een wachtwoord, dit wachtwoord is opgeslagen met een hashing- algoritme, gebruik makend van een unieke salt.
Voor het verzenden van e-mailberichten worden de protocollen DKIM en SPF gebruikt.
Bij het invoeren van foutieve inloggegevens, kan de gebruiker geblokkeerd worden.
Het interne gebruik is zoveel mogelijk lokaal beveiligd met een wachtwoord en alleen toegankelijk via het internet.
Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat enkel de voor Verwerker noodzakelijke persoonsgegevens zullen worden verstrekt.
Deel 1: specifieke sub-verwerkers
De verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker hierbij toestemming om voor de uitvoering van de Overeenkomst gebruik te maken van de volgende sub-verwerkers.
• Hosting• Outlook• Keap • Google Analytics
Deel 2: diensten waarvoor sub-verwerkers kunnen worden ingeschakeld
De Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker hierbij toestemming om de volgende diensten ter uitvoering van de overeenkomst uit te besteden aan sub-verwerkers
• Hosting• Live Agent• Novion• iTracker360• Hallo!• Outlook• LeadInfo• Keap• Analytics
